Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc theo công thức chuẩn mực sẽ giúp con người tăng hiệu suất công việc. Nếu bạn là người bận rộn, nhiều việc tới mức không biết bắt đầu từ đâu, làm thế nào thì kỹ năng lập kế hoạch của NLP sẽ giúp ích bạn.
Quỹ thời gian của mỗi người là hữu hạn, nếu bạn không có kỹ năng lập kế hoạch cá nhân thì kết quả làm việc của bạn sẽ thấp, hậu quả là không chỉ thời gian trôi đi một cách lãng phí mà uy tín của bạn với sếp, với đồng nghiệp cũng sút giảm. Bạn đâu có muốn mình trở thành người kém cỏi trong mắt sếp, đồng nghiệp?
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc tối ưu thời gian nhất.
Theo William Arthur Ward thì “Bốn bước đi tới thành tựu:
- Lên kế hoạch có mục đích. 2. Chuẩn bị chuyên tâm. 3. Tiến hành tích cực. 4. Theo đuổi bền bỉ.”
Kỹ năng lập kế hoạch là kỹ năng tư duy sáng tạo mang tính quyết định cho thành công trong mọi công việc. Kỹ thuật sau đây của NLP sẽ giúp bạn có được những kỹ thuật hiệu quả để tạo lập kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc!
Tại sao lập kế hoạch và tổ chức công việc quan trọng?
Rõ lộ trình, cách làm, mục tiêu kết quả
Một ngày chỉ có 24 giờ và bạn không thể làm quá nhiều việc trong một ngày, nên việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn phân bổ công việc một cách hợp lí. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc sẽ cho bạn biết rõ ràng lộ trình, cách làm và đích cần đạt được. Khi bạn đã biết mình phải đi đến đâu thì bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc lựa chọn đường đi nhanh nhất để đến đích thành công.
Giảm tính bất ổn định
Kỹ năng lập kế hoạch giúp phân bổ công việc một cách hợp lý và bạn biết phải làm việc gì trước, việc gì sau. Và bạn không bị những việc ít giá trị xen vào công việc quan trọng. Một khi bạn đã lập kế hoạch khả thi, bạn sẽ biết cách tập trung vào việc quan trọng nhất, rồi sau mới đến việc ít quan trọng hơn và bỏ hẳn việc không quan trọng khỏi lãng phí thời gian.
Giảm trùng lặp, lãng phí
Khi có được kỹ năng lập kế hoạch và quản lý công việc bạn sẽ chủ động vạch ra được phương án với chi phí thấp nhất và sử dụng nguồn lực hiệu quả nhất. Bởi khi kế hoạch được vạch ra rõ ràng, bạn có cơ hội xem xét, cân nhắc các yếu tố khả thi và cơ hội nào tốt hơn. Ngược lại, khi không có kế hoạch rõ ràng thì bạn sẽ không biết làm gì trước làm gì sau, cơ hội nào tốt hơn cơ hội nào. Thậm chí bạn còn bị sa đà vào những việc vớ vẩn để thời gian trôi đi một cách lãng phí.
Có tiêu chuẩn cho quá trình kiểm tra
Một cá nhân hay một tổ chức nếu không có kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc thì lấy cơ sở nào, tiêu chuẩn nào, định mức nào để xác định được mình đã đạt mục tiêu hay chưa hay làm đạt tỉ lệ bao nhiêu % định mức công việc đề ra. Chính vì vậy, nếu không có quá trình lập kế hoạch sẽ không thể có quá trình kiểm tra, giám sát. Nếu bạn là CEO – Bạn có thấy doanh nghiệp của bạn đang có tình trạng này không? Hãy hướng dẫn nhân sự của bạn kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc để thực hiện.
Lập kế hoạch là tiền đề cho kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả việc tổ chức công việc và là chiếc chìa khoá vàng cho việc thực hiện mục tiêu đề ra một cách hiệu quả và tối ưu thời gian nhất.
Bí quyết vàng trong lập kế hoạch và tổ chức công việc quản lý thời gian
Hãy cùng xem qua các bí quyết sau đây để nâng cao kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian tối ưu của bạn và đội ngũ nhân sự của bạn.
Bạn hãy lấy tờ giấy A4, viết tít lớn trên đầu trang giấy: XÁC ĐỊNH VIỆC CẤP THIẾT PHẢI HOÀN THÀNH. Rồi chia tờ giấy làm 4 phần, mỗi phần sẽ có một danh sách các công việc bạn liệt kê trong ngày. Mỗi ô sẽ có một tít định vị phần việc:
Ô thứ nhất: VIỆC QUAN TRỌNG CẤP THIẾT – đây là những việc bạn phải ưu tiên làm xong trong ngày, bất luận điều gì xảy ra thì việc này là ưu tiên hàng đầu cần phải làm xong, rồi mới đến các việc khác.
Ví dụ: bạn là người bán hàng, thì việc quan trọng cấp thiết của bạn trong ngày là phải gặp đủ 3 khách hàng để bán hàng hoặc chia sẻ cơ hội. Thì việc gặp 3 khách hàng là ưu tiên hàng đầu, không việc gì được xen vào quỹ thời gian, công việc này.
Ô thứ hai: VIỆC QUAN TRỌNG CHƯA CẤP THIẾT – Đây là những việc ít quan trọng hơn ô thứ nhất, nhưng nó là việc bạn phải làm hàng ngày, phải thực hiện bằng được. Chỉ khác là nó được linh hoạt xen vào bất kỳ thời gian nào trong ngày. Và lưu ý, việc ở ô thứ hai này là nhằm hỗ trợ, phụ vụ cho hiệu quả của ô thứ nhất. Ví dụ: danh sách việc ở ô thứ hai này là gọi điện thoại đặt cuộc hẹn, gặp gỡ người thành công, lãnh đạo để học hỏi kinh nghiệm, đọc sách, nghe Youtube kỹ năng bản thân. Và lưu ý rằng, việc đọc sách, nghe kĩ năng trên Youtube này phụ vụ ngay vào các khiếm khuyết, thiếu sót trong các cuộc gặp gỡ, đàm phán khách hàng mà bạn chưa thành công trong ngày. Việc cuộc gặp bạn chưa thành công, bạn có nhiều băn khoăn và việc bạn nghe được Youtube và đọc sách có câu trả lời sẽ kích hoạt não bạn lưu giữ các giải pháp để bạn gặp khách hàng vào hôm sau dễ dàng hơn.
Ô thứ ba: VIỆC BÌNH THƯỜNG – Đây là những việc sinh hoạt hàng ngày của bạn. Ví như nấu cơm, giặt giũ, dọn nhà, đón con, gọi điện thoại thăm người thân, giải trí, thư giãn… Thực tế là rất nhiều người lại coi đây là việc quan trọng và sẵn sàng từ bỏ việc học hỏi kiến thức, gặp gỡ khách hàng chỉ vì bận phải làm những việc trong ô này. Đây là lí do họ có thu nhập thấp và công việc kém hiệu suất.
Ô thứ tư: VIỆC KHÔNG QUAN TRỌNG – Đây là những việc vô bổ như ngồi chuyện tào lao, chém gió, cà phê với nhóm bạn cũ, ngồi buồn, lướt facebook xem tin lá cải… Những việc trong ô này nên xóa hẳn. Có những nghiên cứu chỉ ra rằng, thường là những người thu nhập thấp, công việc đơn giản, nhàm chán tiêu tốn đến 70 – 80% thời gian vào những việc vô bổ này.
Sau khi lập được kế hoạch công việc trong ngày theo bảng chia này, bạn sẽ biết cách tập trung vào việc quan trọng và hiệu suất công việc của bạn sẽ tăng gấp 5 – 7 lần sau một hai tuần và sau một tháng. Hãy thực tập kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc theo cách này, bạn sẽ ngạc nhiên về hiệu quả của nó.
Lập kế hoạch các công việc cần làm theo ngày, tuần, tháng
Khi bạn phải đối mặt với một núi các công việc lớn nhỏ, bạn thấy áp lực và mệt mỏi, không biết bắt đầu việc gì trước, việc gì sau. Nếu xử lý công việc một cách ngẫu hứng sẽ khiến mọi việc trở nên rối hơn và có thể sẽ bỏ sót công việc. Vậy thì có kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian bạn sẽ phân bổ các việc làm theo từng ngày, từng tuần, từng tháng sẽ giúp bạn khắc phục điều đó và tránh việc bỏ sót các công việc. Các đầu công việc càng chi tiết, bạn sẽ càng dễ dàng và chủ động thực hiện hiệu quả các công việc đó.
Đưa ra mục tiêu tương ứng song song với việc cần làm
Sau khi đã hình thành được kỹ năng lên và tổ chức công việc kế hoạch các công việc cần phải làm thì việc tiếp theo là thiết lập các mục tiêu phù hợp với các đầu công việc. Đó là thời gian bạn hoàn thành công việc trong bao lâu hoặc kết quả mong muốn nhận được.
Lưu ý là: Mục tiêu mong muốn của bạn phải phù hợp với khả năng các nguồn lực của bản thân bạn. Nếu mục tiêu bạn đề ra vượt quá năng lực của bạn thì sẽ không hoàn thành và dễ gây nản chí khi bạn định làm các công việc tiếp theo.
Kiểm tra kết quả thực hiện công việc
Bản kế hoạch chỉ là lý thuyết và trong quá trình tổ chức thực hiện công việc sẽ không tránh khỏi những phát sinh hay có những điểm không trùng khớp. Để đánh giá được bản thân đã làm được bao nhiêu phần trăm của mục tiêu đề ra hoặc là công việc hoàn thành có đúng thời hạn thì việc theo dõi, đối chiếu kết quả với mục tiêu là việc làm vô cùng cần thiết trong kỹ năng lập kế hoạch và quản lý công việc.
Tận dụng thời gian giữa các việc quan trọng để thư giãn
Tận dụng thời gian “chết” để làm một số công việc sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Là một nhà quản lý bộn bề công việc, hãy tận dụng thời gian “chết” để nạp năng lượng, thư giãn bản thân để có một tinh thần tập trung trong công việc của mình đó là một phần hiệu quả trong kỹ năng lập kế hoạch cá nhân của bạn.
Hãy dành khoảng thời gian mỗi ngày rời khỏi bàn làm việc, sắp xếp lại không gian văn phòng. Điều này giúp bạn có thêm tinh thần tích cực, thoải mái để đưa ra những kế hoạch tổ chức công việc hiệu quả tiếp theo.
Kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp cho mỗi cá nhân hay nhà quản lý đạt được mục tiêu công việc trong thời gian ngắn nhất.
